Quelles sont vos peurs ou vos difficultés quand il s’agit de déléguer ? Qu’est-ce qui vous bloque pour passer le cap de recruter ? Vous êtes-vous déjà posé cette question ? Il arrive un moment où – que vous soyez infopreneur ou que vous dirigiez une PME – si vous vivez une montée en puissance de votre activité : il devient urgent de vous entourer de professionnels compétents. Vous pourrez alors leur déléguer tout ou une partie des tâches de certaines missions. Mais (parce qu’il y a toujours un mais), c’est souvent à ce moment-là que j’observe des peurs ou des difficultés qui se mettent en travers de cette transition. Certains diront : « quand tu commences à être dans l’obligation de déléguer, c’est là que les ennuis commencent ! » Pfff ! Moi je réponds : « n’importe quoi ! » Regardons plutôt ensemble quels sont ces blocages et quelles solutions existent pour les envoyer valdinguer.

Les peurs et les difficultés quand il s’agit de déléguer

C’est intéressant d’observer quelles peurs et difficultés freinent le passage au recrutement pour votre entreprise. Pourquoi ? D’abord parce que ça permet de voir que c’est courant et donc, ce n’est pas grave. C’est surmontable. Mais aussi parce qu’en prendre conscience vous aidera à l’accepter et à trouver des solutions pour y remédier.

Parmi les peurs les plus courantes, je retrouve :

  • la peur de perdre le contrôle, la maîtrise de ce que je vais déléguer ;
  • la peur de perdre du temps : il faut trouver un professionnel, s’assurer qu’il est compétent, le former à la particularité de mes besoins, puis vérifier son travail, etc. ;
  • mais aussi de subir les conséquences d’une mauvaise délégation sur la clientèle : reprendre une relation client « abîmée » par exemple ;
  • de se dire « mes clients achètent ce que je représente, vont-ils accepter d’avoir à faire à une autre personne que moi ? » ;
  • la peur d’obtenir un travail pas exactement comme je l’aurai effectué moi-même, ou fait autrement : puis-je accepter cela ? ;
  • de perdre le contrôle de mon budget : combien cela va me couter ? Ne vaut-il pas mieux que je continue à le faire finalement ?
  • etc.

Côté difficultés, voici les plus récurrentes :

  • mais que vais-je donc commencer à déléguer ?
  • comment vais-je pouvoir exprimer ce dont j’ai besoin ?
  • sur quels critères je vais m’appuyer pour sélectionner le bon professionnel ?
  • comment être certain de ne pas me tromper ? …vous allez vous tromper, soyez-en sur ! 😉
  • comment je vais dire à ce professionnel que je ne suis pas complètement satisfait ?
  • qu’est-ce que je vais faire si en fin de compte je veux arrêter la mission avec ce professionnel ?
  • jusqu’où dois-je faire confiance à ce professionnel ?
  • etc.

Si vous vous êtes reconnu dans l’une ou plusieurs de ces phrases, rassurez-vous. Des solutions existent.

apprendre à déléguer et recruter

Comment déléguer sereinement ?

1. Déterminer ses besoins en tant que porteur de projet

Tout le monde connaît le dicton : « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Eh bien il suffit d’un rien pour que cet « ensemble » permette de vivre des moments d’une rare intensité !

Si le poids de la responsabilité est toujours présent dès lors qu’on s’engage financièrement vis-à-vis d’un collaborateur, très vite, vous devez vous sentir soulagé d’avoir pu déléguer tout ce qui n’est pas essentiel à faire dans votre journée d’entrepreneur.

Du pointage des dépenses au rapprochement bancaire, des réponses SAV à celles des bugs techniques, de l’optimisation de vos articles au référencement de votre site internet, faites le point sur toutes les tâches pour lesquelles il est temps pour vous de passer le relais !

Le truc pour ne pas s’embourber dans ses mauvais choix, c’est de travailler sur les besoins en compétences pour l’entreprise avant de penser « embauche » d’un copain, d’une connaissance ou d’un assistant.

Les besoins en compétences sont directement liés à la liste des actions que vous faites actuellement, par obligation, mais qui pourraient être déléguées à un professionnel qui le ferait beaucoup plus vite, pour beaucoup moins cher, et beaucoup mieux ! 😉

Avec tout ce temps gagné grâce à cette super délégation, vous allez pouvoir vous concentrer sur des actions tellement plus intéressantes à vos yeux :

  • la création de nouveaux produits ;
  • ou le développement de votre stratégie marketing ;
  • peut-être la vision de votre entreprise à 5, 10 ou 15 ans ?
  • etc.

2. Formaliser les résultats attendus dans une fiche impact : un petit bijou pour mettre les points sur les “i”

Ici, c’est “i” comme indispensable à déléguer, ou identifier ce que je pourrais arrêter de faire !

Et maintenant, acceptez de rêver !

Dans un monde parfait et sans contraintes, quels seraient les résultats idéals que vous souhaiteriez obtenir suite à l’accomplissement de ces tâches ? Notez ces résultats dans votre fiche impact (ou fiche de recrutement, à vous le choix du nom de ce document).

Il s’agit ici de formaliser vos attentes par écrit, dans un document qui servira de support à vos recherches. Un document que vous pourrez joindre aux annonces passées auprès de votre réseau, par exemple.

Pour gagner du temps, je trouve utile que ce document soit en lien direct avec la fiche de poste du futur collaborateur. Encore une fois, en ce qui concerne l’organisation de votre entreprise, tout doit être lié. C’est ainsi que vous donnez du sens, de la cohérence à ce que vous mettez en place. C’est ainsi que vous gagnerez du temps, donc de l’argent, parce que vous gagnez en efficacité.

fiche de poste ou fiche de mission

Comment rédiger une fiche impact – ou fiche de recrutement ?

Quelles sont donc les rubriques à renseigner dans votre fiche impact, qui pourront facilement se transformer en fiche de missions une fois le professionnel idéal recruté ?

Voici mes propositions, à adapter selon vos envies et vos critères (voyez ceci comme un exercice pratique) :

Titre de la fiche

Commencez par déterminer le titre de votre fiche impact. Par exemple : « pro de la débrouillardise touche à tout et adepte du classement et de l’organisation ». Ou alors : « adepte de la satisfaction client, de l’ordre et allergique aux fautes d’orthographe », etc.

Il doit être formulé sous l’angle du résultat à obtenir.

Je souhaite ici vous contraindre à un exercice de style, de reformulation. Pourquoi donc ? Tout simplement pour que vous soyez focus sur l’efficacité recherchée. Je vous détourne ainsi de l’écueil sur lequel la plupart d’entre vous se fracassent quand il s’agit de déléguer : communiquer sur une fonction plutôt que sur les résultats concrets utiles à l’entreprise.

Vous ne recherchez pas un assistant. Vous recherchez un professionnel capable de…

  • … maintenir vos boites e-mail à jour et répondre aux demandes SAV dans les 24 H ;
  • … créer et organiser la gestion de vos documents administratifs ;
  • etc.

Pour comparer avec la fiche de poste : le titre de la fiche de poste situe la personne dans un poste, une fonction, une relation hiérarchique, par exemple « assistante de direction ». Le titre de la fiche impact situe le professionnel dans ce qu’on attend concrètement de lui : « assistant blogueur débrouillard et proactif ».

Contenu de la fiche impact

En ce qui concerne le contenu, l’exercice est « simple » : vous allez lister toutes les tâches et les actions que vous faites toutes les jours, toutes les semaines ou tous les mois, qui peuvent être faites par quelqu’un d’autre que moi.

Posez-vous la question : quelles sont les tâches récurrentes que je fais, alors qu’une spécialiste le ferait non seulement plus vite, mais aussi mieux que moi ?

Typiquement : la comptabilité. Avez-vous vraiment besoin de scanner vos factures par vous-même, chaque semaine ? De les renommer selon la nomenclature choisie ? De les classer dans le drive ? Etc., je pense que vous avez compris.

Si la réponse est non, alors vous pouvez déléguer ce travail. La fiche impact permet de poser sur papier, en termes de besoin, l’ensemble de ces actions que vous souhaitez déléguer.

Vous venez de passer la première étape. Vous pouvez désormais commencer à rechercher le professionnel qui répondra à vos attentes !

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Comment rédiger une fiche de mission pour déléguer ?

Dans un second temps, vous pourrez mettre à jour votre fiche de mission. La fiche de mission va un peu plus loin que la fiche impact. Elle oblige à réfléchir en termes d’objectifs à atteindre et de résultats que vous souhaitez obtenir sur du court, moyen ou long terme.

Les autres informations de la fiche de mission répondent par exemple aux questions suivantes (mais libre à vous d’en trouver d’autres).

1. Ce que je veux accomplir si je délègue

Exemple : « je veux :

  • que ma boite mail ne soit plus polluée par des messages inutiles (pub, spam…) ;
  • que les questions récurrentes soient regroupées dans un document afin de travailler sur des réponses types et/ou une solution pour que les personnes trouvent ces réponses sans passer par ma boite e-mail… »

2. Quelle différence cela va faire pour mon entreprise ?

Exemple : « je vais gagner du temps dans ma journée surchargée. Je vais pouvoir avoir des outils pour déléguer facilement même si mon actuelle assistante décide de s’en aller un jour… »

3. À quoi ressemble le produit fini – la solution à mon problème ?

Exemple : « je me connecte à 8h tous les matins à ma boite e-mail et j’ai sous les yeux les e-mails à traiter en priorité. J’ai en fin de journée un résumé écrit des points les plus importants, traités par mon assistante. J’ai le sentiment de pouvoir m’appuyer avec confiance sur le travail de qualité produit par mon assistante, car les remarques de mes clients sont positives à chaque contact avec elle/lui. »

4. Que se passe-t-il si je ne délègue pas

Exemple : « j’ai la tête sous l’eau avec le sentiment de toujours être dépassé par les évènements. Je me sens fatiguée d’avoir un train de retard et de ne pas pouvoir anticiper les problèmes. Je gère une infinité de problèmes et je n’en vois pas le bout, là où j’aimerais me projeter sur les projets d’avenir de l’entreprise. J’ai peur des conséquences si jamais il m’arrivait quelque chose… »

5. Quel est le meilleur résultat possible si je recrute ?

Exemple : « j’ai le sentiment de maîtriser ce que je délègue, car la fiche de mission de mon assistante est clairement définie, les process de son organisation sont créés. J’ai confiance en la qualité de ses prestations et je pense lui déléguer de plus en plus de tâches afin de pouvoir me concentrer sur d’autres actions. »

6. Mes critères de succès

Exemple : « les e-mails traités sont classés dans des dossiers. La nomenclature est simple, compréhensible et reproductible. Le reporting est structuré et fait apparaître des suggestions d’amélioration ou de prises d’initiatives. La communication avec le professionnel est fluide, simple et agréable. Toutes les nouvelles missions que je confie à ce professionnel sont résumées dans des process qui expliquent les étapes à suivre pour atteindre le résultat demandé, etc. »

Quelles différences entre fiche impact et fiche de missions ?

La fiche impact aide le porteur de projet à mettre à plat ses besoins. Elle est très « pratico-pratique » et se concentre sur des tâches à effectuer. Elle sert principalement dans la phase de recrutement.

La fiche de missions, elle, est un document très simple qui expose clairement les attentes du porteur de projet en termes d’objectifs à atteindre. Elle intervient après le recrutement. C’est un outil de liaison entre le recruteur et le nouveau collaborateur, afin de déléguer en toute simplicité.

Quoi qu’il en soit, les deux sont des outils qui obligent le porteur de projet à mettre sur pause sa journée de dingue pour réfléchir à ce dont il a besoin, afin de gagner du temps par la suite.

C’est accepter de perdre du temps pour en gagner.

Déléguer sans se tromper : en bref

Ce que je constate, c’est que : quand les chefs d’entreprises sont déçues par les pros qu’ils ont embauchés, c’est souvent parce qu’ils n’ont pas su se mettre sur pause pour travailler sur leurs besoins et les résultats qu’ils souhaitent obtenir.

Si c’est votre cas, je vous invite vivement à prendre le temps de rédiger ces fameuses fiches impact et missions pour vous soutenir dans votre souhait de déléguer.

C’est le cœur de mon travail. J’aide les infopreneurs à se concentrer sur leurs valeurs en gérant le reste pour eux : délégation simplifiée, process, art de travailler, management simplifié… et tout cela en s’appuyant sur le respect des valeurs de l’entreprise !

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