AIMEntreprendre est en stand-by. Oui, vous avez bien lu, j’arrête les missions auprès de nouveaux clients. Mais c’est pour une bonne raison. Allez, je vous propose un article un peu différent de d’habitude cette fois-ci. Vous ne trouverez pas de conseils ou de notions importantes pour gérer votre web entreprise. Je vais plutôt mettre au clair certains points et vous donner des précisions quant à ma décision de suspendre mes services. Je vous explique également ce que va devenir ce blog et ce que vous y trouverez désormais. Car je ne vais tout de même pas vous abandonner comme ça.
Pourquoi j’arrête les missions auprès de nouveaux clients ?
Grâce à AIMEntreprendre, j’ai aidé et accompagné beaucoup d’entreprises à automatiser, impulser, manager et entreprendre de façon pérenne et efficace. J’ai vu de magnifiques projets éclore et se développer durablement. J’ai adoré ça !
Aujourd’hui, si je décide de faire une pause, c’est grâce à une bonne nouvelle : ma prise de poste de direction de la SAS Formation Rédaction Web de Lucie Rondelet. C’est officiel !
Cette acceptation d’arrêter les missions AIMEntreprendre est tout à fait logique et fait suite :
à la montée en puissance de Formation Rédaction Web ;
au passage par les certifications DataDock puis Qualiopi de la SAS ;
et à la proposition de maintenir FRW dans une démarche d’amélioration continue de la qualité.
C’est en complète adéquation avec les services que je proposais dans le cadre d’AIMEntreprendre en tant que consultante.
Je n’accepte donc plus de nouvelles collaborations en dehors de FRW. Cela dit, vous pouvez toujours me contacter via LinkedIn si vous souhaitez dénicher un rédacteur web SEO de qualité : je cherche un rédacteur ou une rédactrice.
Mais qu’est-ce que c’est, FRW ?
Qu’est-ce que FRW ?
Je vous dois bien une petite présentation rapide, puisque c’est la raison de ma mise en stand-by.
FRW c’est Formation Rédaction Web : un site, un blog, une chaîne YouTube, une plateforme, mais surtout, différentes formules de formations professionnalisantes à la rédaction Web SEO.
Avec plus de 2000 élèves formés, ainsi que les certifications DataDock et Qualiopi, FRW ne cesse de se développer et de proposer toujours plus de contenu de qualité.
Et AIMEntreprendre alors ?
Que va devenir AIMEntreprendre ?
Que va-t-il se passer par ici ? Qu’allez-vous trouver sur le blog désormais ?
En effet, bien que je ne démarre plus de nouvelles collaborations, je continue de relayer des articles de fond sur différentes thématiques, telles que :
la formation professionnelle autour de la rédaction Web ;
la particularité de cette formation e-learning et de toute la richesse mise en place pour les élèves afin de les aider à être en situation de réussite ;
les questionnements concernant les difficultés que rencontre un organisme de formation professionnelle par rapport aux nouvelles législations ;
comment proposer, en tant qu’organisme de formation e-learning, des modalités de lutte anti-procrastination ;
faire en sorte que les élèves n’aient pas le sentiment d’être seuls devant leur clavier, que chaque stagiaire se sente appartenir à un groupe ;
les apports de la neuroscience dans la formation FRW ;
la certification Qualiopi, ses points délicats et les solutions qui existent ;
etc.
Bref, vous continuerez de recevoir du contenu pertinent et à forte valeur ajoutée. Je suspends les accompagnements peut-être, mais pas la transmission de connaissances. Ça, j’y tiens beaucoup.
D’ailleurs, y a-t-il d’autres sujets que vous aimeriez trouver ici ? Dites-le-moi dans les commentaires.
Je vous rappelle également que vous pouvez toujours me contacter via mon formulaire ou LinkedIn si vous avez des questions ou si vous êtes à la recherche d’un rédacteur Web ou une rédactrice Web SEO de qualité !
Une fois n’est pas coutume, j’ai envie de vous proposer un article coup de gueule sur ce qu’il se passe autour de Qualiopi aujourd’hui. Ne partez pas tout de suite, vous allez comprendre. Obtenir la certification Qualiopi, c’est du travail en amont, pour préparer le dossier. Mais également après, pour assurer le progrès et la réussite des élèves. Cela implique des enjeux, des responsabilités, mais aussi une volonté, celle de s’inscrire dans une véritable démarche Qualité. Dans quel but ? Celui des élèves, ou plutôt, j’ai envie de les nommer “les apprenants”.
Cette notion d’apprentissage, de transformation, de bénéfices pour les apprenants, j’ai bien du mal à la percevoir dans les discours que je vois passer sur la toile. Ces derniers temps, je suis véritablement exaspérée par les discours ou les comportements qui vont à l’encontre de cela, qui envoient le mauvais message ou qui tentent plus ou moins adroitement de profiter du système. Je vous raconte. Mais avant tout, qu’est-ce que la démarche Qualiopi ?
La certification Qualiopi, c’est quoi ?
1. Du travail
J’ai la fierté de pouvoir dire que j’ai accompagné ma cliente Lucie Rondelet – de l’organisme de formation SAS Formation Rédaction Web – à l’obtention de sa certification Qualiopi.
Non pas en un claquement de doigts. Ni avec comme argument de faire de l’argent vite fait bien fait. Mais, bien au contraire, avec du travail, de l’analyse, des échanges avec les élèves sortants, des faits objectifs et chiffrés posés sur la table de la réflexion pluriprofessionnelle.
Et que dire de l’état d’esprit de Lucie Rondelet, le porteur du projet ? Un mot d’ordre : pas un seul élève ne doit être laissé sur le bord de la route ! Il faut apprendre de ses erreurs et continuer à construire un contenu de formation réfléchi, structuré et à la pointe de l’information pour les apprenants. Whaou ! Que du bonheur pour la professionnelle que je suis !
2. Une vision
La certification Qualiopi c’est avant tout une vision, un état d’esprit et une volonté.
Une vision : celle du porteur de projet. Orientée vers le contenu et les objectifs à atteindre pour les élèves.
Un état d’esprit : comment les collaborateurs freelances ou salariés peuvent-ils travailler chacun dans leur domaine de compétences et ensemble malgré tout ? Que faut-il impulser, proposer, organiser pour que cela fonctionne ? Que faut-il mettre concrètement en place pour que chaque action produite pour l’entreprise s’articule pour devenir et construire la vision du porteur de projet ?
Une volonté : celle d’inscrire ses équipes dans la recherche de la performance et de l’excellence. Deux concepts qui peuvent faire peur ou en faire partir certains en courant ! Et alors ? Sachez attirer ceux qui vous rejoindront dans votre vision et laisser les autres s’échapper.
3. Et le contenu alors ?
La démarche Qualiopi ne peut pas être une démarche isolée d’un consultant gratouillard qui va gentiment répondre à des questions. Pour quelle raison vous lancez-vous là-dedans ? C’est long, coûteux, laborieux, alors pourquoi ? Personnellement je ne trouve aucun intérêt à travailler avec des clients qui souhaitent passer le cap Qualiopi sans faire l’effort de s’impliquer, remettre en question leur pratique, chercher à améliorer l’expérience de leur client et récupérer ce fameux sésame uniquement pour rentabiliser leur entreprise.
Devenir organisme de formation professionnelle et proposer des formations de qualité, cela implique aussi, à minima, de s’intéresser à la pédagogie. Oups ! Pas de gros mots. Nous sommes dans une époque formidable avec de nouvelles plateformes de e-learning qui débordent d’imagination et de créativité pour aider les personnes à s’approprier du contenu. C’est une chance incroyable.
Alors s’il vous plait, “STOP” aux “produits” payant (désolée, je ne suis pas en mesure d’appeler cela “formation”) dont les 15 premières minutes correspondent à des débuts de webinaires s’inquiétant de la connexion… et c’est tout ! Des contenus transmis en vidéo sans autre forme de proposition, c’est un feuilleton, pas une méthode d’apprentissage, vous me suivez ?
Et de ce côté-là, j’avoue être un peu désappointée par l’approche Qualiopi qui, au final, s’occupe assez peu du contenu de la formation. Mais d’un autre côté, ce sont les chiffres qui parlent le mieux, avec l’obligation de communiquer les pourcentages de satisfaction client. Le CPF renforce désormais la pratique en publiant des chiffres qui échappent complètement aux organismes de formation puisque les élèves “votent” directement à partir de leur plateforme moncompteformation, malin non ?
Au final pourquoi ce coup de gueule autour de la certification Qualiopi ?
Depuis 4 semaines, j’ai reçu plus d’une 10aine d’appels téléphoniques, sous forme de démarchage. La première phrase est presque toujours la même : “utilisez l’argent qui est facilement mis à votre disposition” ou alors « dépêchez-vous d’investir cet argent dans une formation, on prend tout en charge”.
Le discours de ces démarcheurs s’oriente vers l’argent facile comme un produit de consommation.
Ce faisant, il oublie complètement l’esprit de la formation professionnelle : le besoin de monter en compétences pour que le projet professionnel corresponde à la réalité. Il piétine complètement la notion d’apprentissage et les conséquences qu’il y a à s’inscrire dans une démarche de formation professionnelle en termes de temps, d’investissement personnel, de mise en œuvre de recherche, de pratique, pour que cette formation ait un véritable impact.
Le risque, c’est de faire oublier à certaines personnes que la démarche de formation professionnelle implique un certain nombre de contraintes très éloignées de la société de consommation qui veut que si ça ne va pas on rend, on renvoie, on jette. Les organismes de formation professionnelle et ceux qui les représentent à travers ces démarchages intensifs ont une responsabilité eux aussi.
La responsabilité de pointer la volonté d’apprendre, de monter en compétences, par rapport à un projet professionnel.
Ce qu’une formation professionnelle n’est pas selon moi
Une petite piqûre de rappel pour le plaisir.
Une formation professionnelle, ce n’est pas une paire de chaussures qu’on achète sur Amazon et que l’on renvoie parce qu’elle n’est finalement pas à notre taille.
Une formation professionnelle, ce n’est pas une émission culinaire que l’on regarde confortablement depuis son canapé, un verre de rosé à la main, persuadé que l’on pourra ensuite reproduire cette recette de dinde rôtie à la sauce safranée.
Une formation professionnelle, ce n’est pas un enchaînement de vidéos bien tournées dans de jolis paysages qui font rêver, sans outils ou méthodes pédagogiques permettant aux élèves d’assimiler puis d’utiliser le contenu.
L’argent déposé sur les comptes du CPF (mon compte formation) n’est pas de l’argent facile que l’État fait tomber du ciel dans ce portefeuille. Il est lié à des heures de travail, de notre travail, à chacun de nous, à chacun de vous.
Cela vaut peut-être la peine de réfléchir à la façon de dépenser cet argent, vous ne croyez pas ?
Le message que je voulais vous faire passer
La certification Qualiopi n’est pas un jeu. Ce n’est pas un moyen facile pour les centres de formation professionnelle de faire de l’argent. De même, pour nous les actifs, le CPF n’est pas un énième bon plan que l’on consomme à la va-vite.
C’est un processus long, sérieux, dans lequel nous devons nous impliquer, chacun à notre niveau. C’est une chance que nous avons de progresser, de nous former, d’avancer, de porter nos projets plus loin, plus haut.
D’un côté ou de l’autre, la formation professionnelle est un engagement, avec des enjeux et des responsabilités. Essayons d’en faire bon usage.
Quelles sont vos peurs ou vos difficultés quand il s’agit de déléguer ? Qu’est-ce qui vous bloque pour passer le cap de recruter ? Vous êtes-vous déjà posé cette question ? Il arrive un moment où – que vous soyez infopreneur ou que vous dirigiez une PME – si vous vivez une montée en puissance de votre activité : il devient urgent de vous entourer de professionnels compétents. Vous pourrez alors leur déléguer tout ou une partie des tâches de certaines missions. Mais (parce qu’il y a toujours un mais), c’est souvent à ce moment-là que j’observe des peurs ou des difficultés qui se mettent en travers de cette transition. Certains diront : « quand tu commences à être dans l’obligation de déléguer, c’est là que les ennuis commencent ! » Pfff ! Moi je réponds : « n’importe quoi ! » Regardons plutôt ensemble quels sont ces blocages et quelles solutions existent pour les envoyer valdinguer.
Les peurs et les difficultés quand il s’agit de déléguer
C’est intéressant d’observer quelles peurs et difficultés freinent le passage au recrutement pour votre entreprise. Pourquoi ? D’abord parce que ça permet de voir que c’est courant et donc, ce n’est pas grave. C’est surmontable. Mais aussi parce qu’en prendre conscience vous aidera à l’accepter et à trouver des solutions pour y remédier.
Parmi les peurs les plus courantes, je retrouve :
la peur de perdre le contrôle, la maîtrise de ce que je vais déléguer ;
la peur de perdre du temps : il faut trouver un professionnel, s’assurer qu’il est compétent, le former à la particularité de mes besoins, puis vérifier son travail, etc. ;
mais aussi de subir les conséquences d’une mauvaise délégation sur la clientèle : reprendre une relation client « abîmée » par exemple ;
de se dire « mes clients achètent ce que je représente, vont-ils accepter d’avoir à faire à une autre personne que moi ? » ;
la peur d’obtenir un travail pas exactement comme je l’aurai effectué moi-même, ou fait autrement : puis-je accepter cela ? ;
de perdre le contrôle de mon budget : combien cela va me couter ? Ne vaut-il pas mieux que je continue à le faire finalement ?
etc.
Côté difficultés, voici les plus récurrentes :
mais que vais-je donc commencer à déléguer ?
comment vais-je pouvoir exprimer ce dont j’ai besoin ?
sur quels critères je vais m’appuyer pour sélectionner le bon professionnel ?
comment être certain de ne pas me tromper ? …vous allez vous tromper, soyez-en sur ! 😉
comment je vais dire à ce professionnel que je ne suis pas complètement satisfait ?
qu’est-ce que je vais faire si en fin de compte je veux arrêter la mission avec ce professionnel ?
jusqu’où dois-je faire confiance à ce professionnel ?
etc.
Si vous vous êtes reconnu dans l’une ou plusieurs de ces phrases, rassurez-vous. Des solutions existent.
Comment déléguer sereinement ?
1. Déterminer ses besoins en tant que porteur de projet
Tout le monde connaît le dicton : « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Eh bien il suffit d’un rien pour que cet « ensemble » permette de vivre des moments d’une rare intensité !
Si le poids de la responsabilité est toujours présent dès lors qu’on s’engage financièrement vis-à-vis d’un collaborateur, très vite, vous devez vous sentir soulagé d’avoir pu déléguer tout ce qui n’est pas essentiel à faire dans votre journée d’entrepreneur.
Du pointage des dépenses au rapprochement bancaire, des réponses SAV à celles des bugs techniques, de l’optimisation de vos articles au référencement de votre site internet, faites le point sur toutes les tâches pour lesquelles il est temps pour vous de passer le relais !
Le truc pour ne pas s’embourber dans ses mauvais choix, c’est de travailler sur les besoins en compétences pour l’entreprise avant de penser « embauche » d’un copain, d’une connaissance ou d’un assistant.
Les besoins en compétences sont directement liés à la liste des actions que vous faites actuellement, par obligation, mais qui pourraient être déléguées à un professionnel qui le ferait beaucoup plus vite, pour beaucoup moins cher, et beaucoup mieux ! 😉
Avec tout ce temps gagné grâce à cette super délégation, vous allez pouvoir vous concentrer sur des actions tellement plus intéressantes à vos yeux :
la création de nouveaux produits ;
ou le développement de votre stratégie marketing ;
peut-être la vision de votre entreprise à 5, 10 ou 15 ans ?
etc.
2. Formaliser les résultats attendus dans une fiche impact : un petit bijou pour mettre les points sur les “i”
Ici, c’est “i” comme indispensable à déléguer, ou identifier ce que je pourrais arrêter de faire !
Et maintenant, acceptez de rêver !
Dans un monde parfait et sans contraintes, quels seraient les résultats idéals que vous souhaiteriez obtenir suite à l’accomplissement de ces tâches ? Notez ces résultats dans votre fiche impact (ou fiche de recrutement, à vous le choix du nom de ce document).
Il s’agit ici de formaliser vos attentes par écrit, dans un document qui servira de support à vos recherches. Un document que vous pourrez joindre aux annonces passées auprès de votre réseau, par exemple.
Pour gagner du temps, je trouve utile que ce document soit en lien direct avec la fiche de poste du futur collaborateur. Encore une fois, en ce qui concerne l’organisation de votre entreprise, tout doit être lié. C’est ainsi que vous donnez du sens, de la cohérence à ce que vous mettez en place. C’est ainsi que vous gagnerez du temps, donc de l’argent, parce que vous gagnez en efficacité.
Comment rédiger une fiche impact – ou fiche de recrutement ?
Quelles sont donc les rubriques à renseigner dans votre fiche impact, qui pourront facilement se transformer en fiche de missions une fois le professionnel idéal recruté ?
Voici mes propositions, à adapter selon vos envies et vos critères (voyez ceci comme un exercice pratique) :
Titre de la fiche
Commencez par déterminer le titre de votre fiche impact. Par exemple : « pro de la débrouillardise touche à tout et adepte du classement et de l’organisation ». Ou alors : « adepte de la satisfaction client, de l’ordre et allergique aux fautes d’orthographe », etc.
Il doit être formulé sous l’angle du résultat à obtenir.
Je souhaite ici vous contraindre à un exercice de style, de reformulation. Pourquoi donc ? Tout simplement pour que vous soyez focus sur l’efficacité recherchée. Je vous détourne ainsi de l’écueil sur lequel la plupart d’entre vous se fracassent quand il s’agit de déléguer : communiquer sur une fonction plutôt que sur les résultats concrets utiles à l’entreprise.
Vous ne recherchez pas un assistant. Vous recherchez un professionnel capable de…
… maintenir vos boites e-mail à jour et répondre aux demandes SAV dans les 24 H ;
… créer et organiser la gestion de vos documents administratifs ;
etc.
Pour comparer avec la fiche de poste : le titre de la fiche de poste situe la personne dans un poste, une fonction, une relation hiérarchique, par exemple « assistante de direction ». Le titre de la fiche impact situe le professionnel dans ce qu’on attend concrètement de lui : « assistant blogueur débrouillard et proactif ».
Contenu de la fiche impact
En ce qui concerne le contenu, l’exercice est « simple » : vous allez lister toutes les tâches et les actions que vous faites toutes les jours, toutes les semaines ou tous les mois, qui peuvent être faites par quelqu’un d’autre que moi.
Posez-vous la question : quelles sont les tâches récurrentes que je fais, alors qu’une spécialiste le ferait non seulement plus vite, mais aussi mieux que moi ?
Typiquement : la comptabilité. Avez-vous vraiment besoin de scanner vos factures par vous-même, chaque semaine ? De les renommer selon la nomenclature choisie ? De les classer dans le drive ? Etc., je pense que vous avez compris.
Si la réponse est non, alors vous pouvez déléguer ce travail. La fiche impact permet de poser sur papier, en termes de besoin, l’ensemble de ces actions que vous souhaitez déléguer.
Vous venez de passer la première étape. Vous pouvez désormais commencer à rechercher le professionnel qui répondra à vos attentes !
Comment rédiger une fiche de mission pour déléguer ?
Dans un second temps, vous pourrez mettre à jour votre fiche de mission. La fiche de mission va un peu plus loin que la fiche impact. Elle oblige à réfléchir en termes d’objectifs à atteindre et de résultats que vous souhaitez obtenir sur du court, moyen ou long terme.
Les autres informations de la fiche de mission répondent par exemple aux questions suivantes (mais libre à vous d’en trouver d’autres).
1. Ce que je veux accomplir si je délègue
Exemple : « je veux :
que ma boite mail ne soit plus polluée par des messages inutiles (pub, spam…) ;
que les questions récurrentes soient regroupées dans un document afin de travailler sur des réponses types et/ou une solution pour que les personnes trouvent ces réponses sans passer par ma boite e-mail… »
2. Quelle différence cela va faire pour mon entreprise ?
Exemple : « je vais gagner du temps dans ma journée surchargée. Je vais pouvoir avoir des outils pour déléguer facilement même si mon actuelle assistante décide de s’en aller un jour… »
3. À quoi ressemble le produit fini – la solution à mon problème ?
Exemple : « je me connecte à 8h tous les matins à ma boite e-mail et j’ai sous les yeux les e-mails à traiter en priorité. J’ai en fin de journée un résumé écrit des points les plus importants, traités par mon assistante. J’ai le sentiment de pouvoir m’appuyer avec confiance sur le travail de qualité produit par mon assistante, car les remarques de mes clients sont positives à chaque contact avec elle/lui. »
4. Que se passe-t-il si je ne délègue pas
Exemple : « j’ai la tête sous l’eau avec le sentiment de toujours être dépassé par les évènements. Je me sens fatiguée d’avoir un train de retard et de ne pas pouvoir anticiper les problèmes. Je gère une infinité de problèmes et je n’en vois pas le bout, là où j’aimerais me projeter sur les projets d’avenir de l’entreprise. J’ai peur des conséquences si jamais il m’arrivait quelque chose… »
5. Quel est le meilleur résultat possible si je recrute ?
Exemple : « j’ai le sentiment de maîtriser ce que je délègue, car la fiche de mission de mon assistante est clairement définie, les process de son organisation sont créés. J’ai confiance en la qualité de ses prestations et je pense lui déléguer de plus en plus de tâches afin de pouvoir me concentrer sur d’autres actions. »
6. Mes critères de succès
Exemple : « les e-mails traités sont classés dans des dossiers. La nomenclature est simple, compréhensible et reproductible. Le reporting est structuré et fait apparaître des suggestions d’amélioration ou de prises d’initiatives. La communication avec le professionnel est fluide, simple et agréable. Toutes les nouvelles missions que je confie à ce professionnel sont résumées dans des process qui expliquent les étapes à suivre pour atteindre le résultat demandé, etc. »
Quelles différences entre fiche impact et fiche de missions ?
La fiche impact aide le porteur de projet à mettre à plat ses besoins. Elle est très « pratico-pratique » et se concentre sur des tâches à effectuer. Elle sert principalement dans la phase de recrutement.
La fiche de missions, elle, est un document très simple qui expose clairement les attentes du porteur de projet en termes d’objectifs à atteindre. Elle intervient après le recrutement. C’est un outil de liaison entre le recruteur et le nouveau collaborateur, afin de déléguer en toute simplicité.
Quoi qu’il en soit, les deux sont des outils qui obligent le porteur de projet à mettre sur pause sa journée de dingue pour réfléchir à ce dont il a besoin, afin de gagner du temps par la suite.
C’est accepter de perdre du temps pour en gagner.
Déléguer sans se tromper : en bref
Ce que je constate, c’est que : quand les chefs d’entreprises sont déçues par les pros qu’ils ont embauchés, c’est souvent parce qu’ils n’ont pas su se mettre sur pause pour travailler sur leurs besoins et les résultats qu’ils souhaitent obtenir.
Si c’est votre cas, je vous invite vivement à prendre le temps de rédiger ces fameuses fiches impact et missions pour vous soutenir dans votre souhait de déléguer.
C’est le cœur de mon travail. J’aide les infopreneurs à se concentrer sur leurs valeurs en gérant le reste pour eux : délégation simplifiée, process, art de travailler, management simplifié… et tout cela en s’appuyant sur le respect des valeurs de l’entreprise !
Vous voyez les « forces vives » de votre entreprise et le savoir-faire de votre activité qui s’envolent petit à petit avec le départ à la retraite de vos anciens ?
Vous êtes inquiet de cette situation, vous demandant comment cela va influencer la pérennité de votre entreprise sur la durée ?
Alors, vous souhaitez qu’avant de partir en retraite, les « anciens » puissent transmettre leurs connaissances aux nouveaux ? Et vous vous demandez comment le faire de la manière la plus efficiente et la plus économique possible ?
Voici mes conseils pour ne pas laisser s’envoler les savoir-faire de son entreprise.
La transmission du savoir-faire en entreprise
Imaginez un peu :
vous disposez d’un ensemble de dossiers classés par thème dans lesquels sont regroupés la richesse du savoir-faire et du coeur de votre métier ;
vous savez que ce savoir-faire est disponible 24h/24 et peut être transmissible à l’infini ;
la transmission se fait de manière ludique et compréhensive par tous. Elle fait appel à tous les principaux canaux de perception de l’être humain (visuel, auditif, kinesthésique) et associe les cerveaux gauches (analytique) et cerveaux droits (imaginaire).
Ne serait-ce pas l’idéal ? Cela vous procurerait sérénité et sécurité totale :
vous avez un contrôle total sur son contenu et sur les différentes étapes de sa transmission ;
vous n’êtes plus dépendant de quelques personnes qui pourraient mettre en péril l’avenir de votre entreprise et vous empêcher de dormir la nuit ;
et vous êtes serein quant à l’avenir et la croissance de votre entreprise. Le savoir-faire de celle-ci restant à l’intérieur de ses murs, quelle que soit la durée de présence de vos collaborateurs au sein de celle-ci.
Comment ne pas laisser s’envoler les savoir-faire de son entreprise ?
Il existe un moyen simple, pratique et efficace de conserver au sein d’une entreprise son savoir-faire et de le transmettre à de nouveaux employés. Et ce, de manière reproductible et infinie. C’est l’utilisation de procédures, de tutoriels, mais aussi pourquoi pas, du E-learning.
Qu’est-ce qu’une procédure ?
En qualité, c’est une manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. En entreprise, c’est un ensemble d’informations simples exprimées sous forme de verbes d’action. Elle permet à un professionnel d’obtenir un résultat constant sur activité ou un processus défini.
Q’est-ce qu’un tutoriel ?
Un tutoriel est un guide d’apprentissage sous forme de vidéo, d’audio ou de texte qui permet à un apprenant d’acquérir une nouvelle compétence en suivant pas à pas une procédure définie à l’avance et qui a prouvé son efficacité sur la durée.
Q’est-ce que le E-Learning ?
Le E-Learning, c’est l’apprentissage par le biais et le pouvoir d’utilisation d’Internet.
Les informations sont stockées en ligne, dans un espace 100% sécurisé, disponibles 24h/24, de votre bureau, de votre maison, ou en déplacement. Bref, partout dans le monde où vous avez un accès internet.
Ma méthode de transmission du savoir-faire grâce au e-learning
La méthode que j’ai mise au point pour la transmission de votre savoir-faire grâce au E-Learning et l’utilisation de tutoriels s’appelle : « P E-Learning », pour « Process Easy E-Learning ».
« P E-Learning » est quasi universelle, car elle s’applique dans la transmission d’une compétence dans tous les domaines de votre entreprise : Commercial, Administratif, Comptabilité, Bureau d’Études, R&D, Production, Qualité, Logistique, Achats, etc.
Ma Méthode « P E-Learning » suit 5 étapes principales.
1ère étape : lister l’ensemble des activités ou des processus concernés par le professionnel. Déterminer les résultats que vous souhaitez obtenir pour ceux qui seront concernés par ces activités ou processus.
2ème étape : concevoir le sommaire de votre approche.
3ème étape : regrouper tous les contenus (PDF, audios, vidéos, image, dessin, mindmap) déjà à votre disposition, puis identifier à partir de ce sommaire les contenus à créer.
4ème étape : choisir la plateforme/la forme/le support d’accueil de votre future formation e-learning.
5ème étape : Uploader/implémenter la plateforme e-learning en respectant les principes pédagogiques de bases de la méthode « P E-Learning ».
Et voici son plan d’action, selon 3 entrées impactantes.
L’impact financier : réduire les coûts en optimisant la transmission des connaissances.
L’impact pédagogique : augmenter son efficacité en réduisant ses efforts.
Et l’impact du résultat : augmenter les satisfactions en réduisant les contraintes.
Humaniser la relation professionnelle en automatisant la transmission des connaissances ?
Le e-learning peut être une véritable solution au départ à la retraite des anciens de l’entreprise. Ainsi, vous ne craignez plus la disparition des connaissances et savoir-faire de vos employés au fil du temps.
Vous aussi, vous aimeriez mettre en place un tel système de transmission des connaissances au sein de votre entreprise ? L’idée de concevoir une formation en e-learning est une étape simple, à condition d’être accompagné par un professionnel compétent.
Vous aurez besoin d’utiliser les bons outils ainsi qu’une bonne méthodologie pour structurer vos idées, transformer vos savoir-faire en connaissances, développer une pédagogie impactante et motivante, rentabiliser le processus, etc.
Contactez-moi dès maintenant pour une prise de rdv afin que nous puissions examiner ensemble vos besoins. Nous pourrons voir comment ma méthode « P E-Learning » pourrait répondre à vos aspirations quant à la croissance, la structuration et l’organisation de votre entreprise. Prenez directement rendez-vous en cliquant sur le bouton ci-dessous :
Être un entrepreneur efficace ne s’invente pas du jour au lendemain. Cela demande du temps, de l’expérience, des ratés, des apprentissages, des rencontres, etc. Cependant, il existe des outils puissants qui peuvent apporter beaucoup aux chefs d’entreprise : soutien, clarté, organisation, efficacité. Ce sont ceux-là dont je vais vous parler aujourd’hui. Je vais vous les expliquer un à un, pour vous aider à mieux les comprendre. Mais surtout, pour vous aider à vous les approprier, dans votre propre business. Vous me suivez ? C’est parti pour les 5 outils du jour.
1. Le projet
Chaque entrepreneur efficace doit mettre une chose au clair, le plus tôt possible : le projet de l’entreprise. Il s’agit d’expliquer « pourquoi » vous avez créé votre entreprise, dans quel(s) but(s).
Amusez-vous à compléter la phrase suivante afin d’exprimer votre projet d’entreprise avec un point de vue marketing qui offre pleins d’avantages : j’aide […] à […] en […] tout en veillant à […]
Plus concrètement :
j’aide : qui ? Pour qui ai-je créé cette entreprise ? Par quel nom désignez-vous votre prospect idéal ?
à : résoudre quel problème ?
en : faisant quoi concrètement ? Quels sont vos champs d’action ?
tout en veillant à : quoi ? Quelle(s) particularité(s) est-il important de rajouter ? Quel(s) obstacle(s) évitez-vous à vos prospects ?
Par exemple :
« Mon entreprise AIMEntreprendre aide les entrepreneurs à succès à se concentrer sur leurs valeurs ajoutées, en gérant le reste pour eux : délégation, process, management, dans le respect des valeurs de leur entreprise ! »
En étant en mesure de formuler votre projet d’entreprise ainsi, vous mettez spontanément en surbrillance votre méthodologie. Il sera alors plus facile d’alimenter les autres indispensables que voici.
2. La charte éthique
La charte éthique est le socle sur lequel tout votre projet va s’appuyer. C’est une réflexion indispensable, alors qu’en fait, peu d’entrepreneurs prennent la peine de s’y intéresser.
Pourtant si vous prenez le temps d’y réfléchir, qu’est-ce qui peut réussir à faire travailler ensemble et en toute harmonie, deux professionnels ayant une construction mentale aussi différente qu’un responsable qualité et un designer graphique ?
Le responsable qualité = précis, méthodique, rigoureux, adepte des process.
Le designer graphique = créatif, spontané, hors cadre, adepte de l’intuitif.
Je vous fais le pari que si ces deux-là se rencontraient pour la première fois dans une soirée, ils auraient du mal à se trouver spontanément des points communs et chercheraient certainement à créer du lien avec une autre personne.
Pourtant :
si tous deux se sentent profondément concernés par la démographie galopante dans le monde (= le projet), par exemple ;
si le respect de la personne et l’égalité des chances pour tous font partie de leurs priorités (= l’éthique) ;
dans ce cas, leurs points de vue techniquement à l’opposé viendront se compléter avec une richesse de pensée incroyable.
Ils seront en recherche d’alliance de compétences. Pourquoi ? Parce que leur éthique sert de lien, de liant entre eux deux. Voilà pourquoi une réflexion sur l’éthique est indispensable à l’entrepreneur à succès.
Sa charte éthique est ce qui relie tous les professionnels qui devront travailler ensemble.
Lors du recrutement, le test viendra vérifier les compétences attendues. Mais qu’avez-vous mis en place pour vérifier que l’éthique de votre prochain collaborateur correspond à vos valeurs ? On fait le point ensemble sur vos besoins ? Prenez rendez-vous ici :
L’entrepreneur efficace utilise également l’organigramme. Ah oui ? Mais pourquoi donc s’embêter à concevoir un organigramme ? Tout simplement parce qu’il va intellectuellement vous obliger à réfléchir sur le développement de votre projet.
Ce projet que vous portez seul, ou en vous entourant pour l’instant de collaborateurs « touche-à-tout » dans un premier temps, il va falloir l’imaginer dans 1 an, 5 ans, 10 ans et plus. La projection intellectuelle sur le devenir de votre entreprise passe par le travail sur votre organigramme.
Concevoir son organigramme c’est s’interroger sur la question : comment vais-je déployer mon entreprise ?
Cela implique de spécialiser les postes et entrevoir une organisation par pôles d’activité. En travaillant sur votre organigramme, vous commencerez à penser en termes de besoins en compétences. De plus, cet organigramme permet à tout nouveau collaborateur de se situer vis-à-vis du reste de l’équipe.
Il répond à la question « avec qui ? » Et cette question sous-entend les suivantes :
Quels sont mes collègues de travail ?
Pour quoi faire ?
À qui dois-je rendre des comptes ?
Qui puis-je interpeller en cas de besoin ?…
À partir de l’élaboration de cet organigramme, l’écriture des besoins en compétences est facilitée. C’est le point suivant. Là encore, si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à me contacter ici.
4. Les fiches de poste
Les bénéfices d’une fiche de poste
En entreprise, l’intitulé « fiche de poste » revêt un caractère juridique. La fiche de poste, remise avec le contrat de travail, définit les missions qui incombent au salarié dans un environnement bien défini.
Si elle n’a pas un caractère strictement obligatoire, elle permet cependant d’atteindre 3 objectifs bien ciblés qui à eux seuls sont suffisants pour justifier son utilisation. Les entrepreneurs du web ont de ce fait tout intérêt à utiliser cet outil dès le début de leur déploiement. Les triples objectifs de la fiche de poste sont les suivants :
Pour le collaborateur, elle encadre et formalise les demandes de son client en exprimant les attentes en termes d’objectifs à atteindre et de résultats concrets.
Pour le client, elle permet de travailler sur la cohérence de ses besoins en lien avec le projet de l’entreprise, l’organigramme. Elle permet de s’appuyer sur des critères d’évaluation concrets concernant les pratiques de son nouveau collaborateur.
Pour le professionnel responsable du recrutement, elle permet de cibler le profil du collaborateur à recruter et d’identifier les besoins en accompagnement ou en formation.
Les éléments à retrouver
Les fiches de poste servent donc de support écrit entre vos collaborateurs et vous. Il est important d’y regrouper les informations suivantes :
l’intitulé du poste ;
à quel(s) besoins(s) il répond ;
la position hiérarchique ;
la description de la mission en verbes d’action ;
les objectifs de la mission en termes de résultats à atteindre ;
les moyens mis à disposition par l’entreprise pour faciliter la réussite (liens vers les procédures, contacts collègue ressource, liens vers des documents utiles…) ;
le reporting (à qui ? Quand ? Comment ?) ;
les éléments de contrat : conditions, lieu et horaires de travail, statut, rémunération ;
les compétences requises pour le poste en termes de : pré-requis indispensables pour la mission; savoir (diplômes), savoir-faire (expérience), savoir-être (l’occasion de faire signer la charte éthique de l’entreprise).
Bref, c’est un support écrit qui fait tiers à la relation à partir duquel il sera possible, d’une façon plus « désaffectivée », de s’appuyer pour exprimer sa satisfaction ou son mécontentement.
Autant il semble difficile pour certains infopreneurs d’établir des contrats de prestations de service, autant la fiche de poste est l’outil idéal pour formaliser les attentes mutuelles. Passer par ce document écrit peut véritablement vous éviter bien des malentendus. Dans un environnement professionnel dématérialisé, il est indispensable pour les deux parties de déposer par écrit le cadre de leur collaboration future. La fiche de poste est idéale pour cela.
Cela vous semble trop compliqué ? Mais non, rassurez-vous ! Prenez dès maintenant rendez-vous avec moi pour envisager ce travail ensemble en cliquant ici :
Le document en lien direct avec la fiche de poste, c’est le contrat de prestation de service. Pour le coup, ce document à une véritable valeur juridique, car il formalise les engagements bi-parties entre le client et son prestataire.
Il est fort malheureusement peu utilisé par les infopreneurs en plein déploiement alors qu’il devrait être envisagé selon moi, d’une façon systématique. Comme il s’agit là d’un document qui devrait être établi par un professionnel du droit et que je n’ai pas de réflexion spécifique à forte valeur ajoutée le concernant, il n’apparaît pas dans mes 5 indispensables pour entrepreneur efficace, mais je vous invite fortement à le déposer dans votre boîte à outils et à l’intégrer dans ce pilier.
5. Les procédures
Mais pourquoi est-ce que je vous propose les procédures en cinquième position ? Et puis à quoi servent ces satanées procédures ? À partir de quand dois-je commencer à écrire mes procédures ? Quelle forme doit prendre une procédure : écrite ou en vidéo ? Quelles informations doit-on trouver dans une procédure ?
Tout doux ! Une question à la fois, voulez-vous ?
Personnellement, et comme je suis « codée » comme cela, je fais une procédure dès que je dois passer par un ensemble d’actions indispensables et nouvelles pour atteindre un résultat précis. De cette façon, je peux libérer mon intellect du stress d’oublier ce que je dois faire. Et en plus, le fait de passer par l’écrit m’invite naturellement à chercher et trouver le chemin le plus simple, le plus rapide et le plus efficace pour atteindre ce résultat.
Mais alors pourquoi je vous le propose comme cinquième et dernier outil de l’entrepreneur efficace ?
Tout simplement parce que l’intérêt majeur d’une procédure est d’optimiser l’organisation de travail de votre entreprise. Comme il s’agit d’un travail qui prend un peu de temps, il est plus intéressant de le commencer lorsque vous avez de la « matière » à renseigner, des pratiques en place à questionner, des réponses à vérifier…
Cet outil est un tiers formidable pour identifier les dysfonctionnements de votre organisation :
comment l’information passe-t-elle (ou pas) entre vos collaborateurs ?
pourquoi une même action est-elle (ou pas) réalisée plusieurs fois par différents collaborateurs ? Que faut-il mettre en place pour fluidifier le résultat attendu ?
que faut-il améliorer pour gagner en productivité ?
quel logiciel permettrait de gagner en réactivité/en performance/en réduction de coût par rapport à l’existant ?
quelles sont les propositions d’amélioration proposées par les collaborateurs ?…
Le travail sur les procédures est une porte d’entrée incroyablement riche pour interroger la stabilité, la cohérence et envisager le déploiement serein de votre entreprise.
Les 5 outils indispensables de l’entrepreneur efficace : en bref
Pour résumer, voici les 5 outils de l’entrepreneur efficace que l’on vient de voir :
le projet ;
la charte éthique ;
l’organigramme
les fiches de poste
et les procédures.
En les travaillant correctement, vous vous donnez la possibilité d’y voir beaucoup plus clair au sein de votre entreprise, de faciliter la communication et les relations, de sécuriser les process, d’atteindre vos objectifs. Bref, de faire évoluer votre entreprise plus efficacement et plus sereinement.
Et, je crois que vous l’avez compris, mais vous pouvez me solliciter pour vous aider à mettre tout cela en place, en prenant rendez-vous juste ici.
