Les Peurs et les Difficultés quand il s’agit de Déléguer

Les Peurs et les Difficultés quand il s’agit de Déléguer

Quelles sont vos peurs ou vos difficultés quand il s’agit de déléguer ? Qu’est-ce qui vous bloque pour passer le cap de recruter ? Vous êtes-vous déjà posé cette question ? Il arrive un moment où – que vous soyez infopreneur ou que vous dirigiez une PME – si vous vivez une montée en puissance de votre activité : il devient urgent de vous entourer de professionnels compétents. Vous pourrez alors leur déléguer tout ou une partie des tâches de certaines missions. Mais (parce qu’il y a toujours un mais), c’est souvent à ce moment-là que j’observe des peurs ou des difficultés qui se mettent en travers de cette transition. Certains diront : « quand tu commences à être dans l’obligation de déléguer, c’est là que les ennuis commencent ! » Pfff ! Moi je réponds : « n’importe quoi ! » Regardons plutôt ensemble quels sont ces blocages et quelles solutions existent pour les envoyer valdinguer.

Les peurs et les difficultés quand il s’agit de déléguer

C’est intéressant d’observer quelles peurs et difficultés freinent le passage au recrutement pour votre entreprise. Pourquoi ? D’abord parce que ça permet de voir que c’est courant et donc, ce n’est pas grave. C’est surmontable. Mais aussi parce qu’en prendre conscience vous aidera à l’accepter et à trouver des solutions pour y remédier.

Parmi les peurs les plus courantes, je retrouve :

  • la peur de perdre le contrôle, la maîtrise de ce que je vais déléguer ;
  • la peur de perdre du temps : il faut trouver un professionnel, s’assurer qu’il est compétent, le former à la particularité de mes besoins, puis vérifier son travail, etc. ;
  • mais aussi de subir les conséquences d’une mauvaise délégation sur la clientèle : reprendre une relation client « abîmée » par exemple ;
  • de se dire « mes clients achètent ce que je représente, vont-ils accepter d’avoir à faire à une autre personne que moi ? » ;
  • la peur d’obtenir un travail pas exactement comme je l’aurai effectué moi-même, ou fait autrement : puis-je accepter cela ? ;
  • de perdre le contrôle de mon budget : combien cela va me couter ? Ne vaut-il pas mieux que je continue à le faire finalement ?
  • etc.

Côté difficultés, voici les plus récurrentes :

  • mais que vais-je donc commencer à déléguer ?
  • comment vais-je pouvoir exprimer ce dont j’ai besoin ?
  • sur quels critères je vais m’appuyer pour sélectionner le bon professionnel ?
  • comment être certain de ne pas me tromper ? …vous allez vous tromper, soyez-en sur ! 😉
  • comment je vais dire à ce professionnel que je ne suis pas complètement satisfait ?
  • qu’est-ce que je vais faire si en fin de compte je veux arrêter la mission avec ce professionnel ?
  • jusqu’où dois-je faire confiance à ce professionnel ?
  • etc.

Si vous vous êtes reconnu dans l’une ou plusieurs de ces phrases, rassurez-vous. Des solutions existent.

Comment déléguer sereinement ?

1. Déterminer ses besoins en tant que porteur de projet

Tout le monde connaît le dicton : « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ». Eh bien il suffit d’un rien pour que cet « ensemble » permette de vivre des moments d’une rare intensité !

Si le poids de la responsabilité est toujours présent dès lors qu’on s’engage financièrement vis-à-vis d’un collaborateur, très vite, vous devez vous sentir soulagé d’avoir pu déléguer tout ce qui n’est pas essentiel à faire dans votre journée d’entrepreneur.

Du pointage des dépenses au rapprochement bancaire, des réponses SAV à celles des bugs techniques, de l’optimisation de vos articles au référencement de votre site internet, faites le point sur toutes les tâches pour lesquelles il est temps pour vous de passer le relais !

Le truc pour ne pas s’embourber dans ses mauvais choix, c’est de travailler sur les besoins en compétences pour l’entreprise avant de penser « embauche » d’un copain, d’une connaissance ou d’un assistant.

Les besoins en compétences sont directement liés à la liste des actions que vous faites actuellement, par obligation, mais qui pourraient être déléguées à un professionnel qui le ferait beaucoup plus vite, pour beaucoup moins cher, et beaucoup mieux ! 😉

Avec tout ce temps gagné grâce à cette super délégation, vous allez pouvoir vous concentrer sur des actions tellement plus intéressantes à vos yeux :

  • la création de nouveaux produits ;
  • ou le développement de votre stratégie marketing ;
  • peut-être la vision de votre entreprise à 5, 10 ou 15 ans ?
  • etc.

2. Formaliser les résultats attendus dans une fiche impact : un petit bijou pour mettre les points sur les “i”

Ici, c’est “i” comme indispensable à déléguer, ou identifier ce que je pourrais arrêter de faire !

Et maintenant, acceptez de rêver !

Dans un monde parfait et sans contraintes, quels seraient les résultats idéals que vous souhaiteriez obtenir suite à l’accomplissement de ces tâches ? Notez ces résultats dans votre fiche impact (ou fiche de recrutement, à vous le choix du nom de ce document).

Il s’agit ici de formaliser vos attentes par écrit, dans un document qui servira de support à vos recherches. Un document que vous pourrez joindre aux annonces passées auprès de votre réseau, par exemple.

Pour gagner du temps, je trouve utile que ce document soit en lien direct avec la fiche de poste du futur collaborateur. Encore une fois, en ce qui concerne l’organisation de votre entreprise, tout doit être lié. C’est ainsi que vous donnez du sens, de la cohérence à ce que vous mettez en place. C’est ainsi que vous gagnerez du temps, donc de l’argent, parce que vous gagnez en efficacité.

apprendre à déléguer

Comment rédiger une fiche impact – ou fiche de recrutement ?

Quelles sont donc les rubriques à renseigner dans votre fiche impact, qui pourront facilement se transformer en fiche de missions une fois le professionnel idéal recruté ?

Voici mes propositions, à adapter selon vos envies et vos critères (voyez ceci comme un exercice pratique) :

Titre de la fiche

Commencez par déterminer le titre de votre fiche impact. Par exemple : « pro de la débrouillardise touche à tout et adepte du classement et de l’organisation ». Ou alors : « adepte de la satisfaction client, de l’ordre et allergique aux fautes d’orthographe », etc.

Il doit être formulé sous l’angle du résultat à obtenir.

Je souhaite ici vous contraindre à un exercice de style, de reformulation. Pourquoi donc ? Tout simplement pour que vous soyez focus sur l’efficacité recherchée. Je vous détourne ainsi de l’écueil sur lequel la plupart d’entre vous se fracassent quand il s’agit de déléguer : communiquer sur une fonction plutôt que sur les résultats concrets utiles à l’entreprise.

Vous ne recherchez pas un assistant. Vous recherchez un professionnel capable de…

  • … maintenir vos boites e-mail à jour et répondre aux demandes SAV dans les 24 H ;
  • … créer et organiser la gestion de vos documents administratifs ;
  • etc.

Pour comparer avec la fiche de poste : le titre de la fiche de poste situe la personne dans un poste, une fonction, une relation hiérarchique, par exemple « assistante de direction ». Le titre de la fiche impact situe le professionnel dans ce qu’on attend concrètement de lui : « assistant blogueur débrouillard et proactif ».

Contenu de la fiche impact

En ce qui concerne le contenu, l’exercice est « simple » : vous allez lister toutes les tâches et les actions que vous faites toutes les jours, toutes les semaines ou tous les mois, qui peuvent être faites par quelqu’un d’autre que moi.

Posez-vous la question : quelles sont les tâches récurrentes que je fais, alors qu’une spécialiste le ferait non seulement plus vite, mais aussi mieux que moi ?

Typiquement : la comptabilité. Avez-vous vraiment besoin de scanner vos factures par vous-même, chaque semaine ? De les renommer selon la nomenclature choisie ? De les classer dans le drive ? Etc., je pense que vous avez compris.

Si la réponse est non, alors vous pouvez déléguer ce travail. La fiche impact permet de poser sur papier, en termes de besoin, l’ensemble de ces actions que vous souhaitez déléguer.

Vous venez de passer la première étape. Vous pouvez désormais commencer à rechercher le professionnel qui répondra à vos attentes !

[ À lire aussi : Transformer un Problème en Pépite pour son Entreprise ]

Comment rédiger une fiche de mission pour déléguer ?

Dans un second temps, vous pourrez mettre à jour votre fiche de mission. La fiche de mission va un peu plus loin que la fiche impact. Elle oblige à réfléchir en termes d’objectifs à atteindre et de résultats que vous souhaitez obtenir sur du court, moyen ou long terme.

Les autres informations de la fiche de mission répondent par exemple aux questions suivantes (mais libre à vous d’en trouver d’autres).

1. Ce que je veux accomplir si je délègue

Exemple : « je veux :

  • que ma boite mail ne soit plus polluée par des messages inutiles (pub, spam…) ;
  • que les questions récurrentes soient regroupées dans un document afin de travailler sur des réponses types et/ou une solution pour que les personnes trouvent ces réponses sans passer par ma boite e-mail… »

2. Quelle différence cela va faire pour mon entreprise ?

Exemple : « je vais gagner du temps dans ma journée surchargée. Je vais pouvoir avoir des outils pour déléguer facilement même si mon actuelle assistante décide de s’en aller un jour… »

3. À quoi ressemble le produit fini – la solution à mon problème ?

Exemple : « je me connecte à 8h tous les matins à ma boite e-mail et j’ai sous les yeux les e-mails à traiter en priorité. J’ai en fin de journée un résumé écrit des points les plus importants, traités par mon assistante. J’ai le sentiment de pouvoir m’appuyer avec confiance sur le travail de qualité produit par mon assistante, car les remarques de mes clients sont positives à chaque contact avec elle/lui. »

4. Que se passe-t-il si je ne délègue pas

Exemple : « j’ai la tête sous l’eau avec le sentiment de toujours être dépassé par les évènements. Je me sens fatiguée d’avoir un train de retard et de ne pas pouvoir anticiper les problèmes. Je gère une infinité de problèmes et je n’en vois pas le bout, là où j’aimerais me projeter sur les projets d’avenir de l’entreprise. J’ai peur des conséquences si jamais il m’arrivait quelque chose… »

5. Quel est le meilleur résultat possible si je recrute ?

Exemple : « j’ai le sentiment de maîtriser ce que je délègue, car la fiche de mission de mon assistante est clairement définie, les process de son organisation sont créés. J’ai confiance en la qualité de ses prestations et je pense lui déléguer de plus en plus de tâches afin de pouvoir me concentrer sur d’autres actions. »

6. Mes critères de succès

Exemple : « les e-mails traités sont classés dans des dossiers. La nomenclature est simple, compréhensible et reproductible. Le reporting est structuré et fait apparaître des suggestions d’amélioration ou de prises d’initiatives. La communication avec le professionnel est fluide, simple et agréable. Toutes les nouvelles missions que je confie à ce professionnel sont résumées dans des process qui expliquent les étapes à suivre pour atteindre le résultat demandé, etc. »

différence fiche impact et fiche de missions

Quelles différences entre fiche impact et fiche de missions ?

La fiche impact aide le porteur de projet à mettre à plat ses besoins. Elle est très « pratico-pratique » et se concentre sur des tâches à effectuer. Elle sert principalement dans la phase de recrutement.

La fiche de missions, elle, est un document très simple qui expose clairement les attentes du porteur de projet en termes d’objectifs à atteindre. Elle intervient après le recrutement. C’est un outil de liaison entre le recruteur et le nouveau collaborateur, afin de déléguer en toute simplicité.

Quoi qu’il en soit, les deux sont des outils qui obligent le porteur de projet à mettre sur pause sa journée de dingue pour réfléchir à ce dont il a besoin, afin de gagner du temps par la suite.

C’est accepter de perdre du temps pour en gagner.

Déléguer sans se tromper : en bref

Ce que je constate, c’est que : quand les chefs d’entreprises sont déçues par les pros qu’ils ont embauchés, c’est souvent parce qu’ils n’ont pas su se mettre sur pause pour travailler sur leurs besoins et les résultats qu’ils souhaitent obtenir.

Si c’est votre cas, je vous invite vivement à prendre le temps de rédiger ces fameuses fiches impact et missions pour vous soutenir dans votre souhait de déléguer.

C’est le cœur de mon travail. J’aide les infopreneurs à se concentrer sur leurs valeurs en gérant le reste pour eux : délégation simplifiée, process, art de travailler, management simplifié… et tout cela en s’appuyant sur le respect des valeurs de l’entreprise !

Sur le même thème :

Ne Laissez Pas s’envoler les Savoir-Faire de votre Entreprise

Ne Laissez Pas s’envoler les Savoir-Faire de votre Entreprise

Ne Laissez Pas s’envoler les Savoir-Faire de votre Entreprise

Vous voyez les « forces vives » de votre entreprise et le savoir-faire de votre activité qui s’envolent petit à petit avec le départ à la retraite de vos anciens ?

Vous êtes inquiet de cette situation, vous demandant comment cela va influencer la pérennité de votre entreprise sur la durée ?

Alors, vous souhaitez qu’avant de partir en retraite, les « anciens » puissent transmettre leurs connaissances aux nouveaux ? Et vous vous demandez comment le faire de la manière la plus efficiente et la plus économique possible ?

Voici mes conseils pour ne pas laisser s’envoler les savoir-faire de son entreprise.

La transmission du savoir-faire en entreprise

Imaginez un peu :

  • vous disposez d’un ensemble de dossiers classés par thème dans lesquels sont regroupés la richesse du savoir-faire et du coeur de votre métier ;
  • vous savez que ce savoir-faire est disponible 24h/24 et peut être transmissible à l’infini ;
  • la transmission se fait de manière ludique et compréhensive par tous. Elle fait appel à tous les principaux canaux de perception de l’être humain (visuel, auditif, kinesthésique) et associe les cerveaux gauches (analytique) et cerveaux droits (imaginaire).

Ne serait-ce pas l’idéal ? Cela vous procurerait sérénité et sécurité totale :

  • vous avez un contrôle total sur son contenu et sur les différentes étapes de sa transmission ;
  • vous n’êtes plus dépendant de quelques personnes qui pourraient mettre en péril l’avenir de votre entreprise et vous empêcher de dormir la nuit ;
  • et vous êtes serein quant à l’avenir et la croissance de votre entreprise. Le savoir-faire de celle-ci restant à l’intérieur de ses murs, quelle que soit la durée de présence de vos collaborateurs au sein de celle-ci.

Comment ne pas laisser s’envoler les savoir-faire de son entreprise ?

Il existe un moyen simple, pratique et efficace de conserver au sein d’une entreprise son savoir-faire et de le transmettre à de nouveaux employés. Et ce, de manière reproductible et infinie. C’est l’utilisation de procédures, de tutoriels, mais aussi pourquoi pas, du E-learning.

Qu’est-ce qu’une procédure ?

En qualité, c’est une manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. En entreprise, c’est un ensemble d’informations simples exprimées sous forme de verbes d’action. Elle permet à un professionnel d’obtenir un résultat constant sur activité ou un processus défini.

Q’est-ce qu’un tutoriel ?

Un tutoriel est un guide d’apprentissage sous forme de vidéo, d’audio ou de texte qui permet à un apprenant d’acquérir une nouvelle compétence en suivant pas à pas une procédure définie à l’avance et qui a prouvé son efficacité sur la durée.

Q’est-ce que le E-Learning ?

Le E-Learning, c’est l’apprentissage par le biais et le pouvoir d’utilisation d’Internet.

Les informations sont stockées en ligne, dans un espace 100% sécurisé, disponibles 24h/24, de votre bureau, de votre maison, ou en déplacement. Bref, partout dans le monde où vous avez un accès internet.

À lire aussi : Les 5 Outils Indispensables de l’Entrepreneur Efficace

Ma méthode de transmission du savoir-faire grâce au e-learning

La méthode que j’ai mise au point pour la transmission de votre savoir-faire grâce au E-Learning et l’utilisation de tutoriels s’appelle : « P E-Learning », pour « Process Easy E-Learning ».

« P E-Learning » est quasi universelle, car elle s’applique dans la transmission d’une compétence dans tous les domaines de votre entreprise : Commercial, Administratif, Comptabilité, Bureau d’Études, R&D, Production, Qualité, Logistique, Achats, etc.

Ma Méthode « P E-Learning » suit 5 étapes principales.

  • 1ère étape : lister l’ensemble des activités ou des processus concernés par le professionnel. Déterminer les résultats que vous souhaitez obtenir pour ceux qui seront concernés par ces activités ou processus.
  • 2ème étape : concevoir le sommaire de votre approche.
  • 3ème étape : regrouper tous les contenus (PDF, audios, vidéos, image, dessin, mindmap) déjà à votre disposition, puis identifier à partir de ce sommaire les contenus à créer.
  • 4ème étape : choisir la plateforme/la forme/le support d’accueil de votre future formation e-learning.
  • 5ème étape : Uploader/implémenter la plateforme e-learning en respectant les principes pédagogiques de bases de la méthode « P E-Learning ».

Et voici son plan d’action, selon 3 entrées impactantes.

  • L’impact financier : réduire les coûts en optimisant la transmission des connaissances.
  • L’impact pédagogique : augmenter son efficacité en réduisant ses efforts.
  • Et l’impact du résultat : augmenter les satisfactions en réduisant les contraintes.

Humaniser la relation professionnelle en automatisant la transmission des connaissances ?

Le e-learning peut être une véritable solution au départ à la retraite des anciens de l’entreprise. Ainsi, vous ne craignez plus la disparition des connaissances et savoir-faire de vos employés au fil du temps.

Vous aussi, vous aimeriez mettre en place un tel système de transmission des connaissances au sein de votre entreprise ? L’idée de concevoir une formation en e-learning est une étape simple, à condition d’être accompagné par un professionnel compétent.

Vous aurez besoin d’utiliser les bons outils ainsi qu’une bonne méthodologie pour structurer vos idées, transformer vos savoir-faire en connaissances, développer une pédagogie impactante et motivante, rentabiliser le processus, etc.

Contactez-moi dès maintenant pour une prise de rdv afin que nous puissions examiner ensemble vos besoins. Nous pourrons voir comment ma méthode « P E-Learning » pourrait répondre à vos aspirations quant à la croissance, la structuration et l’organisation de votre entreprise. Prenez directement rendez-vous en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Sur le même thème : Transformer un Problème en Pépite pour son Entreprise

Les 5 Outils Indispensables de l’Entrepreneur Efficace

Les 5 Outils Indispensables de l’Entrepreneur Efficace

Être un entrepreneur efficace ne s’invente pas du jour au lendemain. Cela demande du temps, de l’expérience, des ratés, des apprentissages, des rencontres, etc. Cependant, il existe des outils puissants qui peuvent apporter beaucoup aux chefs d’entreprise : soutien, clarté, organisation, efficacité. Ce sont ceux-là dont je vais vous parler aujourd’hui. Je vais vous les expliquer un à un, pour vous aider à mieux les comprendre. Mais surtout, pour vous aider à vous les approprier, dans votre propre business. Vous me suivez ? C’est parti pour les 5 outils du jour.

1. Le projet

1e outil de l'entrepreneur efficace : le projet

Chaque entrepreneur efficace doit mettre une chose au clair, le plus tôt possible : le projet de l’entreprise. Il s’agit d’expliquer « pourquoi » vous avez créé votre entreprise, dans quel(s) but(s).

Amusez-vous à compléter la phrase suivante afin d’exprimer votre projet d’entreprise avec un point de vue marketing qui offre pleins d’avantages : j’aide […] à […] en […] tout en veillant à […]

Plus concrètement :

  • j’aide : qui ? Pour qui ai-je créé cette entreprise ? Par quel nom désignez-vous votre prospect idéal ?
  • à : résoudre quel problème ?
  • en : faisant quoi concrètement ? Quels sont vos champs d’action ?
  • tout en veillant à : quoi ? Quelle(s) particularité(s) est-il important de rajouter ? Quel(s) obstacle(s) évitez-vous à vos prospects ?

Par exemple :

« Mon entreprise AIMEntreprendre aide les entrepreneurs à succès à se concentrer sur leurs valeurs ajoutées, en gérant le reste pour eux : délégation, process, management, dans le respect des valeurs de leur entreprise ! »

En étant en mesure de formuler votre projet d’entreprise ainsi, vous mettez spontanément en surbrillance votre méthodologie. Il sera alors plus facile d’alimenter les autres indispensables que voici.

2. La charte éthique

1e outil de l'entrepreneur efficace : la charte éthique

La charte éthique est le socle sur lequel tout votre projet va s’appuyer. C’est une réflexion indispensable, alors qu’en fait, peu d’entrepreneurs prennent la peine de s’y intéresser.

Pourtant si vous prenez le temps d’y réfléchir, qu’est-ce qui peut réussir à faire travailler ensemble et en toute harmonie, deux professionnels ayant une construction mentale aussi différente qu’un responsable qualité et un designer graphique ?

  • Le responsable qualité = précis, méthodique, rigoureux, adepte des process.
  • Le designer graphique = créatif, spontané, hors cadre, adepte de l’intuitif.

Je vous fais le pari que si ces deux-là se rencontraient pour la première fois dans une soirée, ils auraient du mal à se trouver spontanément des points communs et chercheraient certainement à créer du lien avec une autre personne.

Pourtant :

  • si tous deux se sentent profondément concernés par la démographie galopante dans le monde (= le projet), par exemple ;
  • si le respect de la personne et l’égalité des chances pour tous font partie de leurs priorités (= l’éthique) ;
  • dans ce cas, leurs points de vue techniquement à l’opposé viendront se compléter avec une richesse de pensée incroyable.

Ils seront en recherche d’alliance de compétences. Pourquoi ? Parce que leur éthique sert de lien, de liant entre eux deux. Voilà pourquoi une réflexion sur l’éthique est indispensable à l’entrepreneur à succès.

Sa charte éthique est ce qui relie tous les professionnels qui devront travailler ensemble.


Lors du recrutement, le test viendra vérifier les compétences attendues. Mais qu’avez-vous mis en place pour vérifier que l’éthique de votre prochain collaborateur correspond à vos valeurs ? On fait le point ensemble sur vos besoins ? Prenez rendez-vous ici :

3. L’organigramme

1e outil de l'entrepreneur efficace : l'organigramme

L’entrepreneur efficace utilise également l’organigramme. Ah oui ? Mais pourquoi donc s’embêter à concevoir un organigramme ? Tout simplement parce qu’il va intellectuellement vous obliger à réfléchir sur le développement de votre projet.

Ce projet que vous portez seul, ou en vous entourant pour l’instant de collaborateurs « touche-à-tout » dans un premier temps, il va falloir l’imaginer dans 1 an, 5 ans, 10 ans et plus. La projection intellectuelle sur le devenir de votre entreprise passe par le travail sur votre organigramme.

Concevoir son organigramme c’est s’interroger sur la question : comment vais-je déployer mon entreprise ?

Cela implique de spécialiser les postes et entrevoir une organisation par pôles d’activité. En travaillant sur votre organigramme, vous commencerez à penser en termes de besoins en compétences. De plus, cet organigramme permet à tout nouveau collaborateur de se situer vis-à-vis du reste de l’équipe.

Il répond à la question « avec qui ? » Et cette question sous-entend les suivantes :

  • Quels sont mes collègues de travail ?
  • Pour quoi faire ?
  • À qui dois-je rendre des comptes ?
  • Qui puis-je interpeller en cas de besoin ?…

À partir de l’élaboration de cet organigramme, l’écriture des besoins en compétences est facilitée. C’est le point suivant. Là encore, si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à me contacter ici.

4. Les fiches de poste

1e outil de l'entrepreneur efficace : les fiches de poste

Les bénéfices d’une fiche de poste

En entreprise, l’intitulé « fiche de poste » revêt un caractère juridique. La fiche de poste, remise avec le contrat de travail, définit les missions qui incombent au salarié dans un environnement bien défini.

Si elle n’a pas un caractère strictement obligatoire, elle permet cependant d’atteindre 3 objectifs bien ciblés qui à eux seuls sont suffisants pour justifier son utilisation. Les entrepreneurs du web ont de ce fait tout intérêt à utiliser cet outil dès le début de leur déploiement. Les triples objectifs de la fiche de poste sont les suivants :

  • Pour le collaborateur, elle encadre et formalise les demandes de son client en exprimant les attentes en termes d’objectifs à atteindre et de résultats concrets.
  • Pour le client, elle permet de travailler sur la cohérence de ses besoins en lien avec le projet de l’entreprise, l’organigramme. Elle permet de s’appuyer sur des critères d’évaluation concrets concernant les pratiques de son nouveau collaborateur.
  • Pour le professionnel responsable du recrutement, elle permet de cibler le profil du collaborateur à recruter et d’identifier les besoins en accompagnement ou en formation.

Les éléments à retrouver

Les fiches de poste servent donc de support écrit entre vos collaborateurs et vous. Il est important d’y regrouper les informations suivantes :

  • l’intitulé du poste ;
  • à quel(s) besoins(s) il répond ;
  • la position hiérarchique ;
  • la description de la mission en verbes d’action ;
  • les objectifs de la mission en termes de résultats à atteindre ;
  • les moyens mis à disposition par l’entreprise pour faciliter la réussite (liens vers les procédures, contacts collègue ressource, liens vers des documents utiles…) ;
  • le reporting (à qui ? Quand ? Comment ?) ;
  • les éléments de contrat : conditions, lieu et horaires de travail, statut, rémunération ;
  • les compétences requises pour le poste en termes de : pré-requis indispensables pour la mission; savoir (diplômes), savoir-faire (expérience), savoir-être (l’occasion de faire signer la charte éthique de l’entreprise).

Bref, c’est un support écrit qui fait tiers à la relation à partir duquel il sera possible, d’une façon plus « désaffectivée », de s’appuyer pour exprimer sa satisfaction ou son mécontentement.

Autant il semble difficile pour certains infopreneurs d’établir des contrats de prestations de service, autant la fiche de poste est l’outil idéal pour formaliser les attentes mutuelles. Passer par ce document écrit peut véritablement vous éviter bien des malentendus. Dans un environnement professionnel dématérialisé, il est indispensable pour les deux parties de déposer par écrit le cadre de leur collaboration future. La fiche de poste est idéale pour cela.

Cela vous semble trop compliqué ? Mais non, rassurez-vous ! Prenez dès maintenant rendez-vous avec moi pour envisager ce travail ensemble en cliquant ici :

Le contrat de prestation de service

Le document en lien direct avec la fiche de poste, c’est le contrat de prestation de service. Pour le coup, ce document à une véritable valeur juridique, car il formalise les engagements bi-parties entre le client et son prestataire.

Il est fort malheureusement peu utilisé par les infopreneurs en plein déploiement alors qu’il devrait être envisagé selon moi, d’une façon systématique. Comme il s’agit là d’un document qui devrait être établi par un professionnel du droit et que je n’ai pas de réflexion spécifique à forte valeur ajoutée le concernant, il n’apparaît pas dans mes 5 indispensables pour entrepreneur efficace, mais je vous invite fortement à le déposer dans votre boîte à outils et à l’intégrer dans ce pilier.

5. Les procédures

1e outil de l'entrepreneur efficace : les procédures

Mais pourquoi est-ce que je vous propose les procédures en cinquième position ? Et puis à quoi servent ces satanées procédures ? À partir de quand dois-je commencer à écrire mes procédures ? Quelle forme doit prendre une procédure : écrite ou en vidéo ? Quelles informations doit-on trouver dans une procédure ?

Tout doux ! Une question à la fois, voulez-vous ?

Personnellement, et comme je suis « codée » comme cela, je fais une procédure dès que je dois passer par un ensemble d’actions indispensables et nouvelles pour atteindre un résultat précis. De cette façon, je peux libérer mon intellect du stress d’oublier ce que je dois faire. Et en plus, le fait de passer par l’écrit m’invite naturellement à chercher et trouver le chemin le plus simple, le plus rapide et le plus efficace pour atteindre ce résultat.

Mais alors pourquoi je vous le propose comme cinquième et dernier outil de l’entrepreneur efficace ?

Tout simplement parce que l’intérêt majeur d’une procédure est d’optimiser l’organisation de travail de votre entreprise. Comme il s’agit d’un travail qui prend un peu de temps, il est plus intéressant de le commencer lorsque vous avez de la « matière » à renseigner, des pratiques en place à questionner, des réponses à vérifier…

Cet outil est un tiers formidable pour identifier les dysfonctionnements de votre organisation :

  • comment l’information passe-t-elle (ou pas) entre vos collaborateurs ?
  • pourquoi une même action est-elle (ou pas) réalisée plusieurs fois par différents collaborateurs ? Que faut-il mettre en place pour fluidifier le résultat attendu ?
  • que faut-il améliorer pour gagner en productivité ?
  • quel logiciel permettrait de gagner en réactivité/en performance/en réduction de coût par rapport à l’existant ?
  • quelles sont les propositions d’amélioration proposées par les collaborateurs ?…

Le travail sur les procédures est une porte d’entrée incroyablement riche pour interroger la stabilité, la cohérence et envisager le déploiement serein de votre entreprise.

Vous l’aurez aussi deviné, c’est une pratique qui demande un minimum d’expérience professionnelle alors si vous en êtes là, je vous invite à me contacter afin d’établir ensemble un bilan de vos besoins les plus immédiats en cliquant ici.

Les 5 outils indispensables de l’entrepreneur efficace : en bref

comment devenir un entrepreneur efficace ?

Pour résumer, voici les 5 outils de l’entrepreneur efficace que l’on vient de voir :

  1. le projet ;
  2. la charte éthique ;
  3. l’organigramme
  4. les fiches de poste
  5. et les procédures.

En les travaillant correctement, vous vous donnez la possibilité d’y voir beaucoup plus clair au sein de votre entreprise, de faciliter la communication et les relations, de sécuriser les process, d’atteindre vos objectifs. Bref, de faire évoluer votre entreprise plus efficacement et plus sereinement.

Et, je crois que vous l’avez compris, mais vous pouvez me solliciter pour vous aider à mettre tout cela en place, en prenant rendez-vous juste ici.

Transformer un Problème en Pépite pour son Entreprise

Transformer un Problème en Pépite pour son Entreprise

Vous êtes-vous déjà demandé comment transformer un problème en pépite pour votre entreprise ?

Qui n’a pas, un jour, été noyé sous la sensation de n’avoir que des problèmes à gérer ? Qui peut se vanter de passer des journées au sein de son entreprise, sans avoir à gérer mille et une situations plus urgentes les unes que les autres ? Quel patron n’a pas le sentiment d’être un pompier passant son temps à éviter les incendies ou à les éteindre selon les cas ? Quel professionnel ayant des responsabilités n’est pas submergé par un tas de complications qui tendent à s’empiler au fur et à mesure que la journée (ou les semaines) se déroulent ?

“Mais ma petite dame me diront certains ! C’est ça une entreprise qui vit ! Et un cadre dirigeant se doit d’avoir les solutions avant même qu’un problème ne surgisse…”

Les problèmes créent les opportunités

Et si les problèmes deviennent des opportunités ?

Et si par exemple, le mécontentement ressenti vis-à-vis d’un professionnel était l’occasion rêvée de s’interroger sur les véritables attentes que vous avez, vis-à-vis de vos collaborateurs ?

Si un dysfonctionnement devenait la chance de modifier une organisation obsolète et coûteuse ?

Comment spontanément avons-nous l’habitude de gérer un problème dans notre quotidien ? Je vais prendre un exemple, tout au long de cet article, pour mieux illustrer mon propos : je roule tranquillement sur une route de campagne. Tout à coup, paf ! Un bruit inhabituel et mon guidon qui vibre anormalement. Je m’arrête. Je fais le tour de la voiture et je constate que mon pneu arrière droit est à plat.

Réagir face à un problème

Plusieurs réactions possibles s’offrent à moi.

Réaction N°1 :

  • Mais pourquoi ça m’arrive à moi ?
  • Pourquoi maintenant ?
  • Et à cause de quoi je me retrouve dans cette situation, j’ai roulé sur un clou ?

Si c’est votre conjoint qui conduisait, je peux même rajouter :

  • Pourquoi tu n’as pas fait attention ?
  • Pourquoi tu as roulé aussi vite ?
  • Aussi près du trottoir ?
  • Etc.

Dois-je vous donner des exemples tirés de l’entreprise ou c’est bon pour vous ?

  • Pourquoi mademoiselle Untel, avez-vous laissé l’imprimante sans papier en partant hier soir ?
  • Pourquoi Monsieur Machin, n’avez-vous pas rappelé rapidement monsieur IMPORTANT au sujet de sa dernière commande ?
  • Pourquoi suis-je toujours obligé(e) de passer derrière vous pour vérifier la qualité de votre travail ?
  • Pourquoi ai-je le sentiment de tout faire dans cette entreprise ?…

Vous avez saisi l’idée.

Transformer un problème : l’approche organisationnelle

Eh bien cette avalanche de “Pourquoi” c’est l’approche commune à beaucoup d’entreprises. C’est une approche que je qualifierai d’organisationnelle.

Les questions posées s’intéressent :

  • à la cause du problème : pourquoi ce problème existe ?
  • à cause de qui ou à cause de quoi ce problème existe : qui est responsable ?
transformer un problème avec l'approche organisationnelle

À ce stade de votre lecture, je suis quasiment certaine que quelques-uns d’entre vous se disent : eh bien quoi, c’est bien normal de chercher la cause d’un problème pour le résoudre, non ?

Et si nous regardions ça sous un autre angle ?

En développement personnel, un thérapeute m’a appris qu’en se focalisant sur les causes d’un problème, on fait en sorte de l’alimenter en boucle.

Dans le cadre d’une organisation d’entreprise, c’est la même chose. Se focaliser sur le problème et sur ses causes, participe ainsi à l’alimenter, au lieu de le transformer. Dommage, non ?

recherche des causes du problème

Transformer un problème en véritable pépite pour son entreprise

L’approche systémique. C’est le gros mot que porte cette solution pépite ! Le principe est simple : se focaliser sur les bénéfices une fois le problème résolu. L’énergie mise en oeuvre n’est alors plus du tout la même !

Reprenons mon exemple de pneu crevé au bord de la route. Bruit. Arrêt du véhicule. Constat du pneu crevé.

Au lieu de perdre mon temps sur les circonstances qui m’ont amené à cette situation, ou d’énerver la seule personne à mes côtés susceptible d’avoir la solution, voici ce que je propose.

Réaction N°2 :

  • Où se trouve le cric ? Oups ! pas de cric dans les nouvelles voitures ;
  • Où se trouve le garage le plus proche ? Oups ! Pas de réseau ;
  • Stop ! J’arrête la prochaine voiture et je monte en stop afin qu’il m’emmène jusqu’au garage le plus proche ;
  • Dès que j’ai du réseau, je contacte mon assurance afin de savoir si j’ai une prise en charge possible et quelles sont les démarches que je vais devoir faire vis-à-vis du garagiste ;
  • Je profite de cette interruption dans mon emploi du temps pour aller marcher ou déjeuner au restaurant du coin, le temps de la réparation.

Vous voyez la différence ? Toute mon énergie met le focus sur une recherche de solutions afin de transformer le problème et d’aboutir à un résultat que je visualise très bien : je dois rentrer chez moi !

L’approche systémique dans l’entreprise

L'approche systémique pour résoudre un problème en entreprise

Dans le cas de l’entreprise, si je reprends mes exemples plus haut, cela donnerait :

  • Mademoiselle UNTEL, que pourrait-on mettre en place afin d’être certain que l’imprimante contienne toujours du papier ? Je me suis retrouvé en difficulté hier à cause de cela. Vous auriez une idée, une solution à proposer ? Je vous propose d’en discuter dès cette semaine, vérifions nos agendas ;
  • Monsieur Machin, que pourrait-on modifier dans notre organisation de travail afin que nos clients puissent avoir accès à des éléments de réponses, en attendant de pouvoir nous contacter en direct ? Je vous propose de faire un point cette semaine pour imaginer et lister les solutions possibles, et choisir ensemble celles qui nous semblent les plus appropriées ?
  • Qu’est-ce que je pourrais améliorer au niveau de mon organisation de travail avec mes collaborateurs afin de pouvoir me concentrer sur mes objectifs à venir, tout en ayant la certitude que mes demandes ont été exécutées selon ce que j’ai en tête ?
  • Etc.

Comment transformer un problème en solution pour son entreprise ?

transformer un problème en pépite pour son entreprise grâce à l'approche systémique

L’énergie est focus sur le résultat à atteindre, sur la vision de la destination que je me suis donnée. Ce n’est plus du tout la même chose ! En restant focus sur cette destination à atteindre – mes objectifs SMART à court, moyen et long terme – je ressens plus de légèreté dans mes actions.

Je rentre le soir fatigué(e) d’une grosse journée de travail, mais avec le sentiment d’être au bon endroit et d’aller dans la bonne direction. Qui m’aime me suive !…

Ce sera d’ailleurs un sujet que j’aborderai bientôt. Savoir s’entourer, quitte à faire “descendre du bus” (expression et principes tirés du livre de Jim COLLINS, “De la performance à l’excellence”) les professionnels qui ne sont pas orientés vers la même destination que moi. En attendant, si ce sujet vous parle, prenez donc rendez-vous avec moi. Nous pourrons ensemble établir un plan d’action concernant votre entreprise. C’est par ici !